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地方志基础知识讲义之四资料的搜集、考证与整理
作者:未知 来自:福建省情资料库 2016-02-22

第四讲 资料的搜集、考证与整理

 

资料是志书的生命,掌握丰富翔实的资料是编写地方志的基础。资料工作是编纂方志的重要环节,它包括收集、考证、整理、管理、利用等多方面,贯穿于修志工作的全过程,是一件艰巨、细致、科学性很强的工作。这里,我们着重探讨市志资料的收集、考证与整理。先作个说明,下面所谈的是收集、考证与整理的传统方法,在第一轮修志时被普遍采用。但是,随着时间的推移,形势的发展情况,有些方法在第二轮修志时不一定适用,这就需要我们在实践中去探索,去创新,总结出新的方法和新的经验。尽管如此,有些方法对这轮修志有一定的借鉴作用。
   一、资料种类
  根据资料的不同存在形式,傅振伦先生参考国内外文献目录所拟订的史志资料类别分为5种,比通常所说分为3种(文字、实物、口碑)较为全面,兹录如下供参考(个别地方作了补充):
  
(一)文献资料,也就是文字资料。一般分为:
   1
、文史资料:编年史、纪传史、纪事本末史、政书、类书、地理、方志、年鉴、谱牒、传记、年谱、言行录、文集、笔记、小说、戏剧、评论以及期刊、杂志、报刊、宣传手册等。
   2
、文书档案:经济、政治、法律、军事、外交、文化、学术等文件以及宪典、证书、条约、证券、判决书、政府公报、会议记录、清册、报告、函电、公牍等。
   3
、个人材料:自传、履历、鉴定书、讲演稿、报告、证件等。
  
(二)技术资料。主要有:
   1
、烫样、模型、蓝图、图表(包括工程的、美术的)。
   2
、技术说明书,如结构物的用途、外形、结构、施工及各个部分和零件的说明等。
   3
、工艺资料。主要有构筑物的零件制造方法、安装、操作、修理以及组织生产过程的说明等。
   4
、制图文件资料。主要有地理图、历史图、社会经济图、地质图、水利图、土壤图、气候图等。
  
(三)照片、影片、幻灯片、录音文件、录像以及网络资料等。
  
(四)实物资料。如劳动生产工具、家具、日用品、武器、文具、乐器、钱币、纸钞、邮票、衣饰、印章、纪念章、纹章、食品、房舍、作坊、城堡、桥梁、坊巷、街道、坛庙、园陵、坟墓、金石、碑刻、造型工艺、遗迹遗存、文物、纪念物以及人、畜、野兽、动植物化石、残骸等。
  
(五)口传资料,也叫口碑资料。主要有回忆录、民歌、民谣、民谚,遗闻逸事和民间传说等。
  二、资料搜集
  (一)搜集方法
  根据不同的资料类型,采取不同的搜集方法,下面谈5种常用的方法:
  1、文献资料搜集。文献资料浩如烟海,即使是近20年来的也是文山会海,资料繁多,不能盲目地翻阅,否则就是大海捞针。这就需要借助各种目录索引,有的放矢地搜集。此事看似简单,其实是一项专业性较强的工作,要掌握目录学知识,学会使用工具书才能胜任此项工作。以下几种目录要注意掌握:
   图书目录。到图书馆找资料,先从目录入手,寻找所需资料的版本,然后才从有关书籍中去搜寻所需的资料。古籍目录主要有《四库全书总目》、《四库未收书目提要》、《中国丛书综录》、《中国地方志联合目录》等;新中国成立后出版的图书目录有《全国图书总目》,以及各级图书馆图书目录等。
  报刊目录。全国性的报刊目录主要有:《全国中文期刊联合目录》、《中国近代期刊篇目汇录》以及全国各级图书馆馆藏报刊目录。改革开放以来,各市、县都办有许多报刊(公开发行和内部交流),各地图书馆或有关单位都有保存,第二轮修志要特别重视去搜集,其中有许多有价值的资料。
  档案目录。各级档案馆都编有档案全宗目录、案卷目录等,应学会使用,先从目录查起,做到有的放矢,切不可漫无目的调档,造成不必要的时间、精力、财力浪费。
  传记资料索引。正史部分有《二十四史纪传人名索引》、《清人碑传文通检》、《三十三种清代传记引得》、《中国人名大辞典》、《民国人物》、《近代中国名人辞典》、《当代名人录》以及各地编辑的各种人物资料等。
  地理资料索引。有《中国古今地名大辞典》、《中国地名大辞典》、《清代地理沿革表》、《历代舆地沿革险要图》、《中国地理沿革图》、《近三十年全国郡县增建志要》、《中华民国疆域沿革表》等,以及各市、县近年编辑的地名录等。
  2、技术资料的搜集。对本区域各科研单位、各生产经营企业各种需记述的科学技术资料,在不泄密的前提下,进行拍摄、录像、影印或用文字描述的手段进行搜集。
  3、图片资料,除搜集原件外,应广泛收集影印件,如图片集、地方志书、年鉴、期刊及其他图书中的有关图片资料。录音、录像等资料,有条件的可以复录。网络资料,应通过电脑解读光碟资料,取得网际网络的有关信息。网络资料无时间、空间的距离,搜集并利用网络资料已成为第二轮修志的重要手段(如各地政府网站的资料)。
  4、实物资料搜集。对本区域的山川、景物、道路、桥梁、名胜、古迹、文物、重要建筑物、著名产品等要进行实地考察,用现代科学方法进行观测记录,如采用文字描述、测绘、拓印、摄影、录像等手段进行搜集。
  5、口传资料收集。口传资料一般通过采访获得,如登门登访、开座谈会、发函征稿等。民歌、方言、曲艺等以录音方式搜集。
  (二)搜集资料步骤
  着手搜集资料之前,应制定搜集资料提纲。提纲是根据志书篇目(细目)编制的,逐一注出资料的详细来源,明确搜集资料的目标和范围。根据提纲上所列内容的相关资料,已有的不必重复,没有的重点搜集,不够的进行补充。按提纲去搜集,可收到事半功倍之效。当然,这种提纲不是一成不变的,要根据编纂志书的需要及搜集资料的进展情况,反复修订,以免缺乏或遗漏。还要对计划搜集的资料分类排队,明确资料的搜集方向,对机关部门所保存的资料先清查对照一遍,再摸清本区域内的档案馆、图书馆、博物馆、文化馆以及各种类型资料室中有关文献和实物资料情况。此外,还要深入社会、深入基层、深入民间搜集资料。必要的时候,要到外地查找资料。总之,要千方百计地把所需的资料全面、完整地搜集起来,为修好志书打下坚实的基础。
  为了提高搜集资料的工作效率,有些地方总结出七先七后的工作步骤可供参考:
  1、先普查后细查。应根据所搜集资料的存在形式和来源,先做好普查工作,编写出一个资料目录,然后再依照目录作深入细致的查阅、搜集。
  2、先内后外。先查阅本单位、本系统收藏的文书档案资料,后去外单位、外系统的档案馆、图书馆(室)查阅。要避免盲目地去外单位搜集本单位已有资料的情况发生。先本地区,后外地区。本地区确实查不到的资料,再去外地区查找,不要舍近求远。出发前应先摸清并确定外地收藏所需资料的单位,以免达不到目的。
  3、先口传后文献。由于一些历史事件的当事人和知情者年事已高,甚至朝不保夕,应将抢救活资料放在优先地位。
  4、先文字后实物。文字记载不全,或对文字记载有疑问的,再进行实地考察。第一轮修志时,浦城县志办的同志深入全县各乡镇、村(自然村)实地察看核实地情的做法,很值得借鉴。
  5、先古后今,由远及近。当代近年的资料极为丰富,知情者多,可放后搜集。对于这一点,有的同志可能有不同意见,认为第二轮修志重点是记述近20年来的情况,无所谓先后。仔细考虑,实际上还是实用的,虽然重点时段只有20多年,但20多年也有先后之别。更何况,第二轮修志还要考虑对前志的缺漏进行补遗。我省已经出版的几部续志,就有对古代及近现代人物传或人物表的补遗。第一轮修志对民国时期、中华人民共和国成立后的历次政治运动,尤其是大跃进文化大革命的资料太简单,第二轮修志应引起重视,要设法进行补遗。对上述各时段的资料抢救是时不我待的。
  6、先易后难。对个别收集难度较大的资料,可以放后一步进行,先搜集那些省时省力,易查易收的资料,然后再解决难度较大的资料搜集问题。
  7、先直接后间接。不论是文献资料还是口传资料,都要先搜集原始的第一手的、没有经过加工的资料。在确实查无直接资料的情况下,再搜集间接资料。
  以上所说的7种步骤不是截然分开的,有些步骤可以同时并举,或交叉进行。有时为了搞清一个问题,往往需要反复查访。
  (三)首轮修志资料主要不足:
  从资料种类看,主要存在两种不足:
  1、实地考察资料少,绝大多数为第二手资料。
  2、图照资料征集、使用存在不足(如随文插图少、历史信息量大的老照片少,没有存史价值图照多、商业性的广告图片已经出现等)。
  从资料内容看,主要有七个方面不足:
  1、人文社会资料不足。
  2、以事系人资料不足。
  3静态事物的动态资料不足。
  4、中华人民共和国成立前的资料不足。
  5、政治运动(特别是文化大革命)资料不足。
  6、劣势和失误资料不足。
  7、有关平民百姓资料不足。
  (四)突破搜集资料瓶颈的主要措施(探讨性):
  1、改一步修志法为两步修志法。第一轮修志,多数市、县采用一步修志法,即各市、县先拟定志书篇目,然后将篇目下达给各承编单位去编写,各承编单位都是党委、政府所管辖的部门,一般都能按题作答,完成承编任务。第二轮修志若仍采用此法,有党委、政府所属部门牵头的单位可以达到要求,其他的可能难以如愿。若改为两步修志的方法,即先组织发动各部门、各单位(包括众多的私营企业或行业)编写部门志、企业志、行业志(或者企业史、行业史亦行),这样就可以大大丰富市、县志的资料来源。当然,这样做要有修志的法律法规作支撑,才能顺利进行。两步修志法的时间可能会拖得长些,但所搜集的资料会较丰富,志书的质量也会得到提高。
   2、改坐着等稿走出去组稿。第一轮修志有许多现成的历史资料需要整理考证,又有许多部门提供的资料需要加工,因此坐着等稿基本能完成编纂任务。第二轮修志应当摒弃坐着等稿的陈旧方法,走出书斋,走出编辑室,在修志职能上大胆创新,在修志作风上来个大的转变。首先,要用社会学的调查统计方法应对资料搜集中出现的瓶颈,方志人要深入社会各层面进行调查,包括普遍调查、典型调查、抽样调查和个案调查,对所记述的事物进行专题调查,就可以掌握相关事物的具体情况。通过社会调查,还可以收集到许多文字上几乎找不到的资料。对现实中的一些社会问题,方志人也可以进行焦点访谈,搜集社会难点、热点、焦点资料。其次,要向新闻媒介系统学习,做到嘴勤、手勤、腿勤,遇到那些关键性和能说明重要问题的资料,要抓紧时机马上捕捉,眼观六路,耳听八方,争取获得第一时间、第一现场的资料。

  3、改独家运作多方互动。第一轮修志市、县方志部门搜集资料是各自为战,与上下左右交流交换资料工作开展不够,与外地交流就更少,搜集资料的活动空间受到极大的限制,资料线索无法扩大。这种状况,第二轮修志应当改变。一方面是方志系统上下左右(包括外地同行业)要加强协作,及时交流交换各自掌握的资料;另一方面是与本市、县各系统、行业的各单位加强协作,扩大资料线索。
  4、改单一征稿多渠道供稿。第一轮修志,各地基本上用行政的手段征集志稿,第二轮修志时这一征集志稿(资料)的路子是走不通的。社会的多元化,就要求搜集资料的多样化,才能征集到多角度、多层面的资料。因此,必须切实改变过去那种靠单一的行政手段征稿办法,建立起一种专兼职、复合型的多渠道供稿体系,多几个搜集资料的抓手。如,建立通讯员队伍、与驻外机构建立供稿关系、聘请当地资深人员担任学术顾问、建立史志学会等。
  (五)搜集资料应注意的问题
  1、搜集资料时,要广征博采,保证资料九要素(类别、时间、地点、人物、事件、情节、关系、结论、问题)的完整性。对资料来源必须标明,要把文献资料的书名、作者、版本、年代、页码以及馆藏情况全部记上。报刊资料要记好刊名、年、月、日、卷号、版面。口传资料要标明提供资料人和采访者的姓名和记录的时间、地点。实物资料要标明实物所处的地点、建造时间及主要设计建造者(文物则要标明出土地点、收藏人或收藏单位及鉴定记录等),以便对资料查证核实。
  2、摘录资料要忠于原文,尽量做到完整无缺。凡是与主题有关的事件、时间、地点、人物、过程、缘由等内容,应全抄全录。夹杂在其他材料中的,凡是与主题中或人、或事、或境、或时有关的部分,即使只有一两句是重要的,也要摘抄下来。对同一事有不同说法的,或有争论的不同点,更要注意摘录。对某一人物的功过是非,某一事件的是非曲直,或褒或贬都要搜集。主题资料的时代背景,也要注意搜集。
  3、在利用计算机等现代手段搜集整理资料时,应继承发扬传统工作方法中那些扎实、严谨的做法,如通过网络传输的资料一定要注明出处,并在处理过程中保持原始资料,以免产生错误,无从查考。同时,要积极探索用计算机管理资料的科学方法,把各则资料的分类主题词(关键词)输入电脑,以便在编写志稿时按不同要求组合,进行系统全面的资料汇编,为整理资料长编作准备。
   三、资料考证鉴别
  (一) 资料差错主要类型:
  1、对同一事物有几种不同来源的资料,有说法不一或相互矛盾的情况出现。
  2、几种资料虽然说法相同,但却与事实相违,或者张冠李戴。
  3、一些资料对某项事实是片面反映,或对成绩夸大,或对问题缩小,数字或语言表达不够准确。
  4、有的资料从科学技术或专业角度看不合道理。
  5、原文在刊载或摘抄时有笔误,或在节录时产生歧义和重大缺漏,等等。
  (二)考证的主要方法
  1、书证。就是把同一事物的不同类型的书面资料,包括各类文书档案、典籍、笔记、信札等,进行比较对照,以文献证文献。在分析这些资料时要注意文献中相沿抄袭的现象。有时对同一事物的说法,几种资料虽然完全一样,但实际上同出一源。所以,在书证时,要追溯资料源头,考订出处;要充分地占有资料,尤其是离事物发端时间、地点最近,或是当事人的第一手资料,就能较为准确地比较和鉴别。但应注意孤证不取,即孤证不立
  2、物证。即以实物资料和现场考察来订正文献资料。这种考证比较可靠,因为实物是第一手的,是最直接、最真实、最科学的。当然,有时也有例外,个别的实物本身也不能反映事物的本来面目,如文物赝品等。有些实物经过加工、改建、搬迁,与事物本来的面目相比较发生了变化,就不能作为考证的依据。
  3、人证。即用当事人提供的口传资料或文字资料来验证文献资料。这种活资料是修志资料的重要来源之一。
    4
、理证。即是用若干公认的原理和经验进行推理、判断。这是在佐证缺乏的情况下才采用。采用这种方法,需要修志者有一定的学术水平和渊博的知识,才能作出较准确的判断。
  (三)鉴别的原则:
  1、图书资料与档案资料出现矛盾时,一般以档案资料为准。
  2、内部资料与外部宣传资料有矛盾时,一般以内部资料为准。
  3、距离事件发生时间近的资料同距离事件发生时间远的资料有矛盾时,应以时间近的为准。
  4、亲身经历的资料同旁证者的资料有矛盾时,应以亲身经历者为准。
  5、统计数据不一致时,一般以统计局正式公布的数据为准,但要注意统计口径的一致。
  6、第一手资料与第二手资料有矛盾时,应以第一手资料为准。
  四、资料整理
  (一)登记
  1、簿式登记。搜集的资料首先要按顺序编号登记,建立几种登记簿:
  (1)《文献资料登记薄》(包括技术资料),内容包括顺序号、资料名称、作者、资料分类(书籍、报刊、档案、规章、契约、合同、书信、日记等)资料形成或印刷时间、提供资料者或摘抄人、其他等。
  (2)《实物资料登记簿》,内容包括顺序号、物件名称、发现时间、地点、提供者姓名、单位、住址、其他等。
  (3)《口传资料登记薄》,内容包括顺序号、资料名称,被采访人姓名、性别、年龄、职业、住址,采访人姓名、时间、地点、资料种类、其他等。
  (4)《图表照片音像登记薄》,内容包括顺序号、资料名称、绘制、摄制者、资料来源、资料形成时间等。
  (5)《网络资料登记薄》,包括顺序号、资料名称、网址(出处)、下载时间、其他等。
  2、卡片登记。对所搜集到的各种有用资料,必须制卡归档,以备使用。资料卡片通常有4 类:
  (1 原文摘录卡。
  (2 书目卡片。只记书名、版本、出版日期、页码、章、节、目。
  (3 索引卡。只定个标题,或叫索引主题,标明出处。
  (4 内容述要卡。只记资料的大意或简要内容,作为索引卡的补充。
  上述4种卡片,原文摘录卡使用较多。在制作卡片时应做到以下3点:
  (1 按事入卡,一事一卡;分类组合,使用方便。
  (2 标准抄写,核对原文;字迹清晰,出处无误。
  (3 详略分明,标识注明;便于检索,准确完整。
  为了便于检索,对资料卡片要编制各种代码,通常有以下4种编列方法:
  (1 篇目分类号(标于卡片左上角)。
  (2 主题年代号(标于卡片右上角)。
  (3 资料种类号(标于卡片左下角)。
  (4 登卡流水号(标于卡片右下角)。
  (二) 分类
  1、时间分类法。以资料产生的时序为划分标准。。
  2、问题分类法。把资料的内容划分为若干问题,按志书拟定的篇目分别归类。
  3、纪事本末分类法。即将一个事项的起源、经过、人物活动、结果等内容的资料有序地汇集在一起。
  4、资料形式分类法。可按图书、报刊、照片、音像、光碟等资料形式分成几大类,然后再按资料的性质、内容分小类。
  (三)汇编
  资料登记分类后,要汇编成册。汇编资料可以使资料系统化,是编写志书的前提和基础。主要方法和形式有:
  1、资料长编。用史体编辑,将资料的毛坯按年月日顺序整理辑录,详注出处,以便查对。
  2、专题资料汇编。以专题整理,详加分析,汇编成册。
  3、资料类编。将零散的资料系统地按篇目门类辑录,准备入志的资料均要收入。类编资料可用记述体。
  对收集、考证、整理后的资料要规范化管理,省级方志部门这项工作做到较好,市、县方志部门由于受条件的限制,这项工作发展不平衡,少数的搞得较好,多数仍处于粗放状态。第二轮修志,应把资料工作作为一个硬件指标抓紧抓好,各市、县的方志部门应逐步建立标准化的资料库,使资料工作上新水平,更好地为续志编纂和当地的经济社会服务。


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